Friday, April 10, 2020
Dear Berkeley Students, Families, and Staff,
I’m writing with an update to the video conferencing portion of our BUSD Distance Learning Plan, and to follow up on a few of the questions posed in our online Town Hall last night.
As you know, on Tuesday we suffered an incident of Zoombombing in a class session at Berkeley High School. The event was serious enough to cause real concern about the safety of our students, and I asked for a temporary halt to live interaction on Zoom and other video conferencing platforms to conduct further review of our security protocols. I recognize that this decision caused a lot of disruption to a plan that had only started the day before, and resulted in intense frustration and disappointment for students, families and staff.
Video Conferencing
In light of the ongoing risk of intrusion into Zoom sessions, it is clear that our district-endorsed video conferencing platform must include something called “participant identity authentication – in addition to a unique code or password for the meeting. This permits teachers to know with certainty that each meeting participant is actually who they are expecting.
To accomplish this additional layer of security, I am modifying the use of video conferencing technology in BUSD in the following ways, effective Monday, April 13:
Until further notice, the use of Zoom will not be permitted for student instruction at any level because of the current inability of the Zoom platform to authenticate user accounts for students under the age of 18.
Starting on Monday, April 13, teachers are permitted to schedule video conferences with their students, but only using Google Meet. Because BUSD already supports student user authentication in Google, this will ensure that the individual identity of each Google Meet participant has been authenticated.
Zoom continues to be permissible for BUSD educators and staff use when no student is involved. This includes staff and department meetings, other team meetings, and meetings with other non-BUSD adults.
Please know that we are in direct conversation with Zoom programmers about the importance of Zoom participant identity authentication. We have assurances from the company that they will work to resolve this issue. We expect to learn more from them next week, and we will communicate more with teachers and families if this issue with Zoom is resolved.
I also acknowledge that Google Meet currently lacks several of the features in Zoom that educators have expressed that they prefer. However, in the balance between student safety and technical features, I must opt for the safer of these two technologies and right now, this is clearly Google Meet.
In addition, I am providing this guidance to teachers about hosting video conferencing sessions with students:
- Smaller groups of students are better, especially as teachers are getting familiar with video conferencing technology. At the high school, no group should exceed a standard class size.
- At Berkeley High School, teachers should host office hours in keeping with the school’s schedule for office hours, which is organized right now by subject area.
Principals, counselors, and other support staff are asked to provide assistance with this plan by identifying students and families who need help to access technology.
Help Resources for Online Learning
There are several help resources available to students and families.
- For help using a Chromebook, please email: chromebookhelp@berkeley.net
- For other distance learning help, please email: distancelearning@berkeley.net
- For limited time free or reduced cost internet: see these resources.
You may also reach out to your student’s teacher, or principal, in the event your student requires additional help.
Our somewhat bumpy start to using videoconferencing as one element of our BUSD Distance Learning Plan signals to us that all of these online technologies come with risks for our students and educators. The rapid expanded use of these platforms to work with students has brought an entirely new set of issues that were simply not considered as part of their original design. For the foreseeable future, parents and caregivers are cautioned that the use of live conferencing technology comes with risk, and that not all of this risk can be controlled by the district and teachers.
Town Hall Follow-Up
I want to thank each one of you who tuned in to our virtual Town Hall last night. The video recording of the meeting has been uploaded to the BUSD YouTube channel, linked here, and the slides are linked here.
We have had hundreds of questions, mostly about BUSD’s Distance Learning Plan and about access to real time instruction. I’ve addressed the biggest question in this letter – about our online platform – and in my next communication will provide answers to additional questions. There were about 15 big themes, including grades, graduation, summer school, enrollment/ registration, school facilities construction, public health guidance on reopening, support for IEPs, for 504’s, for Special Education, for English Learners and for TWI, supporting students who may fall behind, how families can support schools and each other, and more.
Before this letter gets to be too long, let me at least address the grading issue. In my next communication, I’ll pull together a set of FAQs to share with you on the other big topics.
Grading
Grading for all students in Grades 6-12 will shift from letter grades to a “Pass/No Pass” system for the second semester of this school year. Teachers will give assignments, collect these assignments, and offer feedback, and at their discretion may continue to give points for assignments and utilize other features of their regular grading system. However, report card marks will only reflect that a student has either passed or not passed the class for the semester. Grade Point Average (GPA) calculations will not be negatively affected by the use of Pass/No Pass grades. Teachers may continue to give exams and other assessments, but are advised to account for the inequitable learning conditions that the COVID-19 crisis has exacerbated.
I wish every one of you safety and health in this very trying time. We are experiencing a profound crisis as a community; every day I hear heart-wrenching stories from our students and families about job loss, full-time child care obligations for older students, families with essential workers and frontline workers, and families with high-risk loved ones. I’m also hearing heartening stories of resilience, compassion, creativity, and caring that assure me that we will come through this together. We’ll continue to do everything we can to be a strong partner in these exceptional times.
Sincerely,
Brent Stephens, Ed.D.
Superintendent
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Viernes,10 de abril, 2020
Estimados Estudiantes, Familias y Personal Docente:
Les escribo para compartir la información más reciente acerca de la porción de la videoconferencia de nuestro Plan de Distance Learning en BUSD, y para dar seguimiento a algunas de las preguntas publicadas en nuestra reunión en línea estilo Town Hall del jueves por la noche.
Como ustedes saben, el martes próximo pasado experimentamos un incidente de “Zoombombing” durante la sesión de una clase de Berkeley High School. El evento fue lo suficientemente serio para causar una real preocupación acerca de la seguridad de nuestros estudiantes, y solicite una interrupción temporal de la interacción en vivo en Zoom y en otras plataformas de conferencias en video para realizar una revisión más a fondo de nuestros protocolos de seguridad. Reconozco que esta decisión causó mucha perturbación en un plan que apenas había comenzado el día anterior, y el cual resultó en una intensa frustración y decepción para los estudiantes, familias y personal docente.
Video Conferencing
En vista del continuo riesgo de intrusión en las sesiones de Zoom, queda claro que la plataforma de videoconferencias patrocinada por el distrito debe incluir algo llamado “participant identity authentication” además de una clave única o contraseña para la reunión. Eso le permite a los maestros saber con certeza que cada participante en la reunión es realmente a quien ellos están esperando.
Para lograr esta barrera de seguridad adicional, estoy modificando el uso de la tecnología de las videoconferencias en BUSD de las siguiente forma a partir del lunes, 13 de abril.
Hasta nuevo aviso, no se permitirá el uso de Zoom para la instrucción de los estudiantes en ningún nivel debido a la incapacidad actual de la plataforma Zoom para validar cuentas de usuario para estudiantes menores de 18 años.
Comenzando el lunes, 13 de abril, se les permite a los maestros programar conferencias por video con sus estudiantes, pero únicamente a través Google Meet. Debido a que BUSD ya respalda “student user authentication” en Google, esto asegurará que la identidad individual de cada participante en Google Meet ha sido validada.
Zoom continúa siendo permitido para los educadores y el personal docente de BUSD cuando ningún estudiante este involucrado. Esto incluye reuniones de personal docente y de departamentos, otras reuniones de equipos y reuniones con otros adultos que no son parte de BUSD.
Por favor sepa que estamos en conversación directa con los programadores de Zoom acerca de la importancia de la validez de la identidad. Tenemos garantías de parte de la compañía de que trabajarán para resolver este asunto. Esperamos que nos den más información la próxima semana, y nos comunicaremos con los maestros y familias si este asunto con Zoom se resuelve.
Reconozco también que Google Meet actualmente carece de varias de las características en Zoom que los educadores han expresado que prefieren. Sin embargo, en el balance entre la seguridad del estudiante y las características técnicas, debo optar por la más segura de estas dos tecnologías y de momento, claramente es Google Meet.
Además, estoy ofreciendo esta guía a los maestros acerca de cómo organizar sesiones de videoconferencia con los estudiantes:
- Los grupos más pequeños de estudiantes son mejores, especialmente cuando los maestros se están familiarizando con la tecnología de la videoconferencia. En la preparatoria (high school), ningún grupo debe exceder el numero de estudiantes de una clase regular.
- En Berkeley High School, los maestros deben ofrecer “office hours” de acuerdo con el horario de la escuela para las “office hours”, el cual se está organizando en este momento por materia.
Se les pide a los directores, consejeros y otro personal de respaldo que proporcionen ayuda con este plan identificando estudiantes y familias que necesiten ayuda para tener acceso a la tecnología.
Recursos de Ayuda para el Aprendizaje en Línea
Existen varios recursos de ayuda disponibles para los estudiantes y sus familias.
- Para obtener ayuda con el uso de un Chromebook, por favor envíe un correo electrónico: chromebookhelp@berkeley.net
- Para obtener ayuda con distance learning, por favor envíe un correo electrónico: distancelearning@berkeley.net
- Para servicio de internet gratuito o a precio reducido por tiempo limitado: vea estos recursos.
Usted también puede comunicarse con el maestro o el director de su estudiante en caso de que su estudiante necesite ayuda adicional.
Nuestro comienzo algo agitado al usar la videoconferencia como un elemento de nuestro Plan de Aprendizaje a Distancia en BUSD nos muestra que todas estas tecnologías en línea vienen con riesgos para nuestros estudiantes y educadores. El uso apresurado incrementado de estas plataformas para trabajar con estudiantes ha traído un conjunto completamente nuevo de problemas que simplemente no se consideraron como parte de su diseño original. En el futuro previsible, le advertimos a los padres y tutores legales que el uso de la tecnología de conferencia en vivo trae consigo un riesgo, y que no todo este riesgo puede ser controlado por el distrito y los maestros.
Seguimiento al Town Hall
Deseo agradecer a cada uno de las personas que estuvieron presentes en nuestro Town Hall virtual la noche del jueves. La grabación de la reunión ya se encuentra en el BUSD YouTube channel, aquí, y las diapositivas se encuentran aquí.
Hemos tenido cientos de preguntas, en su mayoría relacionadas con el Distance Learning Plan de BUSD y acerca de como tener acceso a la instrucción en tiempo real. He abordado la pregunta más importante en esta carta, acerca de nuestra plataforma en línea, y en mi próxima comunicación proporcionaré respuestas a preguntas adicionales. Hubo aproximadamente 15 temas importantes, incluyendo calificaciones, graduación, clases durante el verano, inscripciones, construcción de instalaciones escolares, la guía de salud pública acerca de la reapertura, respaldo para los IEPs, para 504’s en Spaecial Education, para los English Learners y para TWI, respaldando a los estudiantes que podrían atrasarse, como pueden las familias respaldar a las escuelas y entre sí, y más.
Antes de que esta carta se alargue, permítanme por lo menos abordar el asunto de las calificaciones. En mi próxima comunicación, recopilare un conjunto de Preguntas y Respuestas Frecuentes (FAQ por sus siglas en inglés) para compartir con ustedes acerca de otros temas importantes.
Grading (Calificaciones)
Grading para todos los estudiantes en los Grados 6-12 se modificará de calificaciones en letras al sistema de “Pass/No Pass” para el segundo semestre de este año escolar. Los maestros impartirán asignaciones, las recopilarán, y ofrecerán sugerencias y comentarios, y de acuerdo a su discreción podrían continuar dando puntos por asignaciones y utilizar otros elementos de su sistema regular al otorgar calificaciones. Sin embargo, las boletas de calificaciones reflejarán únicamente si el estudiante ha aprobado o no ha aprobado (passed/not passed) la clase para el semestre. Los cálculos del Grade Point Average (GPA por sus siglas en inglés) no serán afectados de forma negativa mediante el uso de las calificaciones de “Pass/No Pass”. Los maestros pueden continuar dando exámenes y otras valoraciones, pero han sido advertidos acerca de tomar en cuenta las desigualdades en las condiciones de aprendizaje que la crisis del COVID-19 ha acentuado.
Le deseo a cada uno de ustedes seguridad y salud en este tiempo difícil. Como comunidad estamos experimentando una crisis profunda; todos los días escucho historias desgarradoras de nuestros estudiantes y familias acerca de la perdida de empleo, obligaciones referentes al cuidado de estudiantes mayores, familias con trabajadores esenciales y trabajadores en “frontline” (de atención al público) así como familias con seres queridos de alto riesgo. También escucho historias alentadoras de resiliencia, compasión, creatividad y bondad las cuales me aseguran que superaremos esto juntos. Continuaremos haciendo todo lo posible para ser un sólido aliado durante estos tiempos excepcionales.
Sinceramente,
Brent Stephens, Ed.D.
Superintendente
